Con la implementación de la factura electrónica en El Salvador, muchas empresas ahora generan sus documentos fiscales en formato digital.
Esto ha cambiado también la forma en que las empresas comparten su información con los contadores, ya que ahora los documentos se generan como Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).
Sin embargo, todavía existe confusión sobre cuál es la forma correcta de enviar las facturas electrónicas al contador para preparar reportes fiscales y anexos de IVA.
📄 Qué archivos genera una factura electrónica
Cada factura electrónica genera normalmente dos archivos principales:
- PDF del documento fiscal
- Archivo JSON del DTE
El PDF sirve principalmente para visualizar la factura, mientras que el archivo JSON contiene toda la información estructurada del documento.
📤 Formas comunes de enviar las facturas al contador
Actualmente existen varias formas en que las empresas comparten sus facturas electrónicas con sus contadores.
1️⃣ Enviar los PDF por correo electrónico
Muchas empresas envían únicamente los PDF de sus facturas al contador.
El problema con este método es que el contador no tiene acceso a la información estructurada del documento, lo que obliga a registrar los datos manualmente.
2️⃣ Enviar carpetas con los archivos del DTE
Otra práctica común es enviar una carpeta que contiene los documentos generados por el sistema de facturación.
Estas carpetas suelen incluir:
- Archivos JSON
- PDF de las facturas
- Archivos de validación
Este método es más completo, pero puede volverse difícil de manejar cuando existen muchos documentos o varios clientes.
3️⃣ Compartir los documentos mediante almacenamiento en la nube
Algunas empresas utilizan servicios como almacenamiento en la nube para compartir carpetas con sus contadores.
Esto facilita el acceso a los documentos, pero aún requiere que el contador procese manualmente los archivos.
⚠️ Problemas comunes al enviar facturas electrónicas
Cuando no existe un proceso claro para compartir los documentos electrónicos, pueden aparecer varios problemas.
- Faltan documentos de ciertos períodos
- Se pierden archivos JSON importantes
- Los documentos llegan desordenados
- El contador debe revisar cientos de archivos manualmente
Estos problemas pueden retrasar el trabajo contable y complicar la preparación de reportes fiscales.
📊 Cómo facilitar el trabajo del contador
Una forma eficiente de trabajar con facturas electrónicas es utilizar herramientas que permitan procesar automáticamente los archivos JSON de los DTE.
Este tipo de herramientas permite:
- Leer múltiples archivos de facturas electrónicas
- Extraer automáticamente la información fiscal
- Organizar ventas y compras por período
- Generar reportes listos para Excel
Envía tus facturas electrónicas al contador en segundos
Xelium incluye un portal simple donde puedes enviar los archivos de tus facturas electrónicas directamente a tu contador.
Sin usuarios, sin contraseñas y sin procesos complicados. Solo adjunta los archivos del DTE y tu contador recibe toda la información organizada.
Probar el portal para contadores📌 Conclusión
Enviar correctamente las facturas electrónicas al contador es fundamental para mantener organizada la información fiscal de una empresa.
Compartir los archivos completos de los DTE, especialmente los archivos JSON, permite trabajar de forma más eficiente y reducir errores en los procesos contables.
A medida que el volumen de documentos crece, contar con herramientas que automaticen el procesamiento de estos archivos puede facilitar mucho el trabajo.